Главная / Лицензионный договор / Сколько Раз Нужно Оформлять Путевой Лист В Командировке 2022

Сколько Раз Нужно Оформлять Путевой Лист В Командировке 2022

Обоснование позиции:
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», далее — УАТ).
В соответствии с п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях путевой лист.
Обязательность оформления путевого листа на каждое транспортное средство при перевозках пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями напрямую установлена ч. 2 ст. 6 УАТ, а также п. 9 Порядка заполнения путевых листов, утвержденного приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее соответственно — Порядок и Приказ N 152)*(1).
Путевой лист (или иной самостоятельно разработанный документ) следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом для перевозок (п. 9 Порядка).
Приказом Минтранса России от 21.12.2022 N 467 (далее — Приказ N 467) в Приказ N 152 были внесены изменения, вступившие в силу с 01.03.2022.
В частности, исключено ограничение срока, на который оформляется путевой лист.
По новым правилам путевой лист должен быть составлен:
— до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены или рабочего дня, или
— до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
Ранее п. 10 Порядка звучал так: «Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца».

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
1. Путевой лист (один) должен составляться на период командировки до начала выполнения рейса.
2. На наш взгляд, более правильным будет оформить на каждого из водителей, использующих один автомобиль, отдельный путевой лист.

К сведению:
Официальных разъяснений по ситуации с 01.03.2022 пока нет, судебная практика по объективным причинам не сформировалась. Поэтому мы можем высказать только свое экспертное мнение. На информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» в январе, апреле 2022 г. доводилась информация, что консультирование граждан по вопросам заполнения путевых листов не входит в компетенцию Роструда, по данному вопросу следует обратиться в Минтранс России. Аналогичное мнение высказывал и Минфин России (письмо от 09.02.2022 N 03-03-06/1/7855).
Исходя из формулировок Приказа N 467 и с учетом ранее данных Минтрансом России разъяснений полагаем, что путевой лист может выдаваться на срок более одного дня только в случаях, когда сама продолжительность рейса составляет более одного дня. Поэтому в отношении первого из указанных в обращении случаев считаем, что путевой лист должен составляться на период командировки до начала выполнения рейса, т.к. водитель не имеет возможность возвращаться к месту постоянной стоянки (смотрите также Энциклопедию решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта). В этом случае сведения о сроке действия путевого листа включают даты (число, месяц, год) начала и окончания командировки (п. 4 Порядка). На допустимость этого косвенно указывает вывод в постановлении ВС РФ от 05.10.2012 N 46-АД12-18.
В силу прямой нормы п. 11 Порядка, если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя (смотрите также Вопрос: В длительной поездке автомобиль посменно используется двумя водителями. Нужно ли в данном случае выписывать отдельный путевой лист на каждого водителя, или в одном путевом листе делать записи о двух водителях? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2010 г.)).
Это правило развито в п. 15 Порядка: в случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя транспортного средства дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки проставляются в путевом листе водителя транспортного средства, который первым выезжает с парковки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на парковку — в путевом листе водителя транспортного средства, который последним заезжает на парковку.
При этом, как мы поняли, в рассматриваемом случае водители не используют автомобиль «посменно», а речь идет о том, что транспортное средство может управляться разными водителями на протяжении одного рабочего дня.
Нами не обнаружено комментариев, в которых бы уполномоченный орган разъяснял, как быть в этом случае. Поэтому формально и в этом случае (чтобы соблюсти требования законодательства и избежать привлечения к ответственности) целесообразно оформить путевые листы на каждого из водителей, которые будут управлять ТС (с учетом того, что сведения о транспортном средстве и водителе являются обязательными реквизитами путевого листа и Порядок не предполагает их указания не в единственном числе).
Включение нескольких водителей в один путевой лист может обусловить привлечение к административной ответственности (решение АС Саратовской области от 27.01.2022 N А57-32494/2022, решение АС Астраханской области от 07.04.2022 N А06-2023/2022 и решение АС Ростовской области от 04.07.2013 N А53-10835/2013). В постановлениях Пятого ААС от 21.08.2022 N 05АП-5392/18, от 16.02.2022 N 05АП-7505/16 также отмечено, что путевые листы не содержат все обязательные реквизиты, установленные разделом 2 Приказа N 152, так как ООО на нескольких водителей заполнялся один путевой лист, не во всех путевых листах указаны Ф.И.О. медицинских работников, проводивших предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр водителей.
В то же время, с позиции судов, организации, не занятые в осуществлении перевозок, путевые листы (или самостоятельно разработанные на их основе формы) могут оформлять с отклонением от Порядка (решение АС Костромской области от 18.01.2008 N А31-4855/2007). Такой способ заполнения — указание нескольких водителей в одном путевом листе — не влечет непризнания произведенных расходов (решение АС Калининградской области от 30.10.2022 N А21-3696/2022), если иными документами будет подтвержден тот факт, что автомобиль эксплуатировался (как минимум выезжал с места стоянки) и потреблял топливо, маршрут следования (лучше с отметками организаций-контрагентов) докажет использование автомобиля не в личных целях сотрудников.
С учетом этого, на наш взгляд, правильным будет оформить на каждого из водителей, использующих один автомобиль, отдельный путевой лист. Перечисление нескольких лиц в реквизите «сведения о водителе» несет определенные риски (в частности, в случае ДТП или при взаимодействии с надзорными службами), но, как полагаем, также допустимо при условии утверждения организацией формы путевого листа, позволяющей указывать более одного водителя.
Но, поскольку в данном случае водители пересаживаются с машины на машину, будет складываться ситуация, что один и тот же водитель в один день будет указан в нескольких путевых листах, как одновременно работающий на двух маршрутах. Например, в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 05.10.2022 N Ф04-4555/16 такие обстоятельства были упомянуты в связи со спором по поводу обязанности ИП применять УСН (имело значение количество автомашин, используемых ИП).
Как мы полагаем, указание одного водителя в нескольких листах в течение одного дня потребует также отражения в путевом листе на каждого водителя данных медосмотра, поскольку это также обязательный реквизит путевого листа (пп. 2 п. 7 Порядка, п. 16 Порядка). Как представляется, оформить данные по медосмотру по аналогии с п. 15 Порядка не получится, поскольку медосмотру подлежит конкретный водитель, а показания одометра указываются по автомобилю. Поэтому данные медосмотра как обязательный реквизит будут либо повторены в путевом листе на вторую автомашину, или же водителю придется пройти медосмотр повторно (последнее, на наш взгляд, будет избыточным с учетом разъяснений Роструда, приведенных в рекомендованных к прочтению материалах).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Путевой лист (для госсектора);
— Примерная форма путевого листа легкового автомобиля, разработанная с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (применяется с 1 марта 2022 г.) (подготовлено экспертами компании «Гарант»);
— Вопрос: Согласно ст. 213 Трудового Кодекса РФ, а также ст.ст. 20, 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» работодатель обязан обеспечить проведение обязательных предрейсовых медицинских осмотров водителей, с отметкой медицинского работника в путевой листе. В законодательстве указано — «предрейсовые». Как быть, если рейс у водителя длится несколько дней? В этом случае ставится одна отметка врача (в день выезда), или каждый день необходимо где-то отмечаться на пути следования? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2022 г.)
— Вопрос: Наша организация находится в Туле. Планируем отправить одного из наших водителей на несколько недель в командировку в Москву. Перед выездом в командировку работник пройдет предрейсовый осмотр. Как быть с днями в командировке в Москве? Должен ли наш работник, находясь в командировке, проходить предрейсовый осмотр ежедневно? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», октябрь 2022 г.)

————————————————————————-
*(1) Согласно ч. 1 ст. 1 УАТ он регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ; при этом под перевозчиком в целях данного Закона понимаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (п. 13 ст. 2 УАТ). Тем не менее судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов и считает, что нормы УАТ РФ и Порядка распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите материал).

Не запрещается вести путевые листы в электронном виде. Эти документы можно заполнять как вручную, так и с помощью автоматизированных средств. Но водителям все равно придется выдавать бумажные копии документов. Путевой лист необходим не только для учета ГСМ и начисления оплаты водителю.

Официального бланка, обязательного для всех, нет. Форму организация может разработать самостоятельно с учетом особенностей своей работы. Однако помимо обязательных реквизитов путевого листа, форма должна отвечать всем требованиям законодательства к первичным документам.

Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности и ИП, которые эксплуатируют транспортные средства. При этом не имеет значения, используют транспортное средство в коммерческих целях или для собственных нужд (п. 8 Порядка, утв. приказом Минтранса от 11.09.2022 № 368, письмо Минтранса от 15.01.2022 № ДЗ-66-ПГ). В 2022 году путевые листы не отменили.

Организации и ИП, которые оказывают транспортные услуги, должны регистрировать свои путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Этот журнал учета движения путевых листов иногда также называют реестром путевых листов. Его можно вести как в бумажном виде, так и электронно. В последнем случае журнал должен быть подписан усиленной КЭП и должна быть обеспечена возможность распечатки журнала на бумаге.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2022 году

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование журнала регистрации путевых листов по типовой межотраслевой форме № 8 (унифицированная форма «Журнал учета движения путевых листов» (ф. 0345008), утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78). Форма № 8 ориентирована на ведение в бумажном виде. В каждой строке журнала должны проставляться собственноручные подписи: водителя в получении путевого листа, диспетчера, принявшего от водителя путевой лист и документы, бухгалтера, принявшего путевой лист.

Как было отмечено выше, cведения о перевозке теперь включают информацию о видах сообщения и видах перевозок. По разъяснениям авторов Приказа № 368, при осуществлении перевозок для собственных нужд организации в путевом листе проставляется «для собственных нужд организации».

В-третьих, с 2022 года в путевых листах необходимо отражать показания одометра при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для стоянки, и при заезде транспорта на парковку по окончании рабочего дня или смены (пп. 3 п. 4 Приложения к Приказу № 368).

Если в настройках заполнения документов для транспортного средства не указано значение по умолчанию поля Сведения о перевозке, то значение соответствующего реквизита Путевого листа заполняется по умолчанию как Для собственных нужд организации и может быть изменено пользователем.

С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Серия и номер листа.
Дата составления документа.
Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
Название организации, составившей документ, и ее адрес.
Код по ОКПО.
Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2022 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2022 года.
Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2022 года.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

показания одометра транспортного средства при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС (далее — парковка);

Однако бланки, утвержденные постановлением № 78, изначально рассчитаны на однократное использование в течение 1 рабочей смены. Исключением можно назвать формы № 3 и № 6 — их Госкомстат допускает оформлять и на более длительный срок. Но их структура также не оптимальна для указания месячного срока действия соответствующего листа.

В обязательном порядке ставятся отметки медработника о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник делает запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Путевой лист является первичным документом для учета использования ГСМ, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Для целей налогообложения путевой лист является одним из документов, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение ГСМ (письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406).

Путевой лист – учетный документ. Согласно данным, указанным в путевом листе, можно вести учет пробега, расхода топлива, затраты на содержание автомобиля, а также рабочие часы водителя. Путевой лист необходим, если на транспортном средстве перевозятся определенные грузы. В нем указывается информация о месте отправки и прибытия, маршрут следования и наименование груза. Путевой лист признается недействительным, если в нем нет следующих обязательных данных:

Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих

В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия. Если ПЛ оформляется на несколько дней, проставляются даты начала и окончания срока его использования. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».

организационно-правовую форму в соответствии с Общероссийским классификатором организационно-правовых форм ОК 028-2012 (утв. приказом Росстандарта от 16.10.12 № 505-ст, действует в редакции от 24.10.18);
полное наименование организации, приведенное в учредительных документах;
фактический адрес местонахождения;
номер телефона;
номер ОГРН из свидетельства о регистрации юрлица.

время выезда и возвращения транспортного средства и соответствующие показания одометра;
факт прохождения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС;
дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Нормативный расход топлива отображают для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и отнести их к затратам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль. Дополнительно можно внести данные о перерасходе или экономии топлива, и обозначить объем и стоимость заправок во время рейса.

При этом следует помнить, что путевой лист не является документом, который служит подтверждением реального рабочего времени водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2022.

оформление путевых листов является обязательным для юридических лиц и ИП при эксплуатации ими транспортного средства независимо от формы владения данным транспортным средством, а также вне зависимости от вида и особенностей перевозки (Апелляционное определение Апелляционной коллегии ВС РФ от 03.08.2022 N АПЛ21-250). Это судебное решение ВС РФ и в указанном деле, компания также пыталась оспорить необходимость путевых листов при отсутствии перевозок багажа и пассажиров и проиграла.

У меня ИП КФХ, в единственном лице. Есть грузовой автомобиль ГАЗ 3307. Коммерческими перевозками не занимаюсь. Автомобиль мне нужен несколько раз в году, для перевозки зерна из под комбайна, в склад. Является ли это коммерческой перевозкой, и нужен ли путевой лист?

2. Не подлежат обязательному оснащению тахографами следующие виды транспортных средств, эксплуатируемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями:. транспортные средства, используемые для перевозки пассажиров и грузов в пределах границ территории предприятия, не выезжающие на дороги общего пользования;

В организации ООО всего один сотрудник — ген дир. Использует собственный автомобиль по рабочим моментам. Заключен договор аренды с организацией. ГСМ платит организация. Как оформлять путевой лист и упростить его? Можно ли его на месяц оформлять и не прописывать куда конкретно ездит директор, тк трудно собрать эту информацию. Можно не делать предрейсовый осмотр и техника?

Добрый день. Подскажите, если автомобиль категории В, но в ПТС тип транспорта стоит грузовой прочие, то какой путевой лист для него необходим формы 3 для легковых автомобилей или формы 4 для грузовых? Машина в собственности предприятия и выполняет заказы только для него (а если конкретней то ездит с поваром на закупки по рынкам и магазинам машина пежо партнер)

Образец заполнения путевого листа, применяемого для учета работы легкового автомобиля

— корректировки данной нормы при определенных условиях эксплуатации. В частности, при поездках по г. Минску норма повышается на 15%, при отрицательной температуре воздуха на момент выпуска автомобиля на линию норма расхода топлива повышается на 5%. При одновременном применении повышений они суммируются.

Расход топлива нормируется. В частности, при налогообложении прибыли в затраты включают стоимость топлива, израсходованного в пределах норм (подп. 1.2-1 ст. 171 НК). Поэтому для контроля расхода топлива наряду с его фактическим расходом целесообразно указывать сведения о расходе топлива по норме, экономии либо перерасходе.

Кроме того, целесообразно отразить сведения о пробеге: нормы расхода топлива легковым автомобилем в общем случае устанавливают на 100 км пробега, поэтому для подтверждения величины нормируемого расхода, контроля за использованием топлива необходимо знать пройденное автомобилем расстояние. Если организация в зависимости от условий эксплуатации автомобиля корректирует норму расхода топлива либо применяет разные нормы, пробег фиксируется в разрезе таких условий. Логично зафиксировать и исходные данные для расчета пробега, то есть показания спидометра при выезде автомобиля и его возвращении;

Для правильного отражения расхода топлива организациям нужен документ, содержащий сведения о работе автомобиля. Например, путевой лист. Приведем возможную форму путевого листа, в который организация вносит необходимые ей сведения об эксплуатации легкового автомобиля, используемого для поездок административно-управленческого персонала.

Для учета работы служебного автомобиля, контроля за расходованием топлива в организации утвержден и применяется документ с названием «Путевой лист легкового автомобиля». Предусмотрено его заполнение за календарный месяц с детализацией информации в разрезе дней. В документе, в частности, фиксируется информация о времени выезда и возвращении автомобиля, показаниях спидометра, пробеге, движении топлива, исправности автомобиля и допуске водителя к управлению, принятии и сдаче автомобиля водителем. В соответствии с принятым в организации порядком оформления указанного документа при использовании автомобиля для поездок, связанных с выполнением трудовых обязанностей, в пределах г. Минска в графе «Маршрут следования» указывают «по г. Минску». В организации ведется учет затрат в разрезе каждого структурного подразделения. В этих целях поездки в путевом листе делают отметки о заказчике поездки. В графе «Заказчик» указывают подпись, инициалы и фамилию лица, совершившего поездку, а также структурное подразделение, в котором он работает.

Путевой лист на предприятиях: руководство по оформлению и использованию

После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.

Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
Возможность вести журнал в электронном виде.

Порядок оформления путевого листа в 2022 году

При этом необходимо учесть, что пассажиром становится любой пользователь общественного транспорта или коммерческого рейса. А багажом – вещи пассажира. С грузом тоже все ясно, это специальный материальный объект, принятый для перевозки из одного пункта в другой.

Стоит обратить внимание на срок действия путевого листа. До 1 марта 2022 года его можно было оформлять сразу на месяц. Теперь с этим сложнее. Дело в том, что в требованиях Минтранса РФ указано, что «путевка» выдается на один день, если продолжительность рейса укладывается в этот самый день или за день выполняется несколько рейсов. И только если длительность рейса превышает сутки, путевой лист оформляется перед началом рейса и закрывается по его окончании. Например, водитель грузовика собирается доставить груз из Москвы во Владивосток и приехать обратно. Несмотря на то что в дороге он проведет, допустим, три недели, «путевка» будет одна.

Это незаконно. Рассмотрим тот самый «установленный случай». Статьей 6 Федерального закона («Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта») установлен запрет на перевозку пассажиров и багажа, грузов автобусами, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа.

Прежде всего, единой стандартной формы оформления путевых листов не существует. В принципе, каждая организация может сделать свой вариант «путевки». Однако в приказе Минтранса РФ «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» перечислены сведения, которые в любом случае должны в них быть. В частности, это наименование и номер документа (путевого листа), срок его действия, данные о собственнике транспортного средства, информация о самом транспортном средстве и, конечно, о водителе.

Необходимость предъявления путевого листа в «установленных случаях» прописана в пункте 2.1.1 ПДД. Большинство инспекторов ДПС знать не знают, что это за установленные случаи, и требуют путевой лист от всех водителей, управляющих «казенными» автомобилями. И если «путевки» нет, тотребуют штраф.

Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителем ЮЛ или ИП, а также заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов (п. 12 Приказа № 368). Если предприниматель совмещает обязанности водителя, даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются им самостоятельно (п. 13 Приказа № 368).

при оформлении путевого листа на один день указывается дата (число, месяц, год) использования путевого листа (например, 25.07.2022);
при оформлении путевого листа более чем на один день указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (например, с 14.05.2022 по 24.05.2022).

В шапке путевого листа следует указать его наименование и тип транспортного средства (например, «Путевой лист легкового автомобиля»), а также порядковый номер в соответствии с внутренней нумерацией документов, установленной в организации или у предпринимателя (п. 11 приказа № 368).

тип ТС, его марку и модель, а также марку и модель прицепа (полуприцепа), если он используется (например, легковой автомобиль Kia Cerato, прицеп «Бизнес Экспедиция» легковой);
государственный регистрационный номер ТС и прицепа (полуприцепа), если он используется, либо регистрационный и/или инвентарный номер троллейбуса или трамвая;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если законом предусмотрена обязательность проведения таких проверок);
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения

Проставляя в путевом листе отметки о прохождении водителями медосмотров, следует учитывать, что даты и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя проставляются медицинским работником, который проводит соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (п. 15 Приказа № 368). При этом:

До 2022 года компания не могла подтвердить расходы на служебную поездку без командировочного удостоверения. Об этом неоднократно заявляли чиновники (письма Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 № 03-03-06/2/206). Однако судьи считали, что расходы на командировку можно подтвердить также приказом (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010 и от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), ФАС Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/10864-08 и от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2).

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии). Таким образом, если компании по-прежнему удобно оформлять командировочное удостоверение, то она вправе это делать, закрепив в ЛНА. Применение данного документа вкупе со служебным заданием подтвердит расходы компании.

Несмотря на то, что с 2022 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает. Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку.

Постановлением кабмина от 13.10.2008 № 749 утвержден перечень документов, которые в обязательном порядке организация обязана оформлять при отправлении работников в командировку. До начала 2022 года в этом списке значилось командировочное удостоверение. Его форма приведена в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-10).

Командировочное удостоверение — это документ, удостоверяющий время нахождения сотрудника в служебной поездке. Несмотря на то, что с 2022 года компании не обязаны оформлять данный документ, многие работодатели по-прежнему его применяют. В нашей статье мы расскажем о том, есть ли необходимость оформлять командировочное удостоверение в 2022 году.

30 Мар 2022 juristsib 51