Главная / Самовольные постройки / Инструкция по ведению кадрового делопроизводства в организации 2022

Инструкция по ведению кадрового делопроизводства в организации 2022

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2022

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Особенности кадрового делопроизводства

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

разработать внутреннюю нормативную базу;
подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
произвести штатную расстановку;
подготовить трудовые соглашения;
разработать формы по личному составу;
оформить карточки Т-2;
утвердить бланки заявлений для сотрудников;
подготовить внутренние приказы.

Образец формы Т2

Утверждена инструкция по делопроизводству: приказ Росстата

Всю работу с документацией должна вести Служба делопроизводства. Она действует на основании Положения, которое утверждает руководитель организации. Работа с документацией лежит на делопроизводителях, действующих согласно должностной инструкции. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

2.11. Со строчной буквы пишутся названия структурных подразделений организаций (отделов, секторов, групп, лабораторий, кафедр и т.д.), а также слова президиум, ученый совет, научно-технический совет, экспертный совет и т.п.: отдел персонала, отдел силового оборудования, кафедра политологии, рекламная группа и др.

Инструкция по ведению делопроизводства в бюджетных учреждениях

Передача другому исполнителю дел, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию заместителя директора по общим вопросам, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту. 1.8. При увольнении или временном отсутствии работника (отпуск, командировка и т. д.) все находящиеся у него неисполненные документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники принимаются под ответственность руководителем подразделения и передаются вновь назначенному работнику или другому исполнителю с обязательной отметкой в книге учета, ведущейся в подразделении. Передача документов из одного подразделения в другое осуществляется по мотивированной резолюции руководителя подразделения в обязательном порядке по акту приема-передачи дел через делопроизводителя.

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).*(2) «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28).*(3) ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2022

регистрация заявления от будущего работника;

ознакомление его с имеющимися внутренними инструкциями и актами;
оформление трудового договора, его визирование сторонами, выдача копии подчиненному с соответствующей отметкой организации;
оформление приказа и его регистрация;
заполнение личной карточки, трудовой книжки, подшивка документов (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора) в личное дело;

организационная структура предприятия (перечень отделов или подразделений);
численность штата (общая и в разрезе каждого подразделения);
наличие вакантных должностей в каждой структурной единице;
размеры трудового вознаграждения для той или иной должности каждого члена коллектива, а также наличие дополнительных и стимулирующих выплат.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции

Обратите внимание! Ручной мониторинг законодательства затруднителен. На него уходит много времени и сил. Чтобы облегчить задачу, оформите подписку на информационные порталы. Электронный журнал « Кадровое Дело » и « Система Кадры » постоянно пополняются информативными статьями, инструкциями, файлами и формами для скачивания и многим другим.

Обратите внимание! Высшая Школа Кадровика предлагает пройти ускоренные дистанционные курсы, включающие основы кадрового делопроизводства. По факту их завершения выдается официальный сертификат, подтверждающий квалификацию. Полученная в ходе обучения информация позволяет систематизировать знания, узнать обо всех изменениях в нормативной базе, избежать ошибок при последующей работе.

Кадровое делопроизводство с нуля в 2022 году — пошаговая инструкция, обучение, курсы, организация

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Инструкция по ведению делопроизводства

2.1.4. При вскрытии конвертов работники Канцелярии проверяют соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т.д. необходимо сообщить об этом отправителю.

5.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения сообщаются в архив (Приложение N 5).

Кадровое делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями

Обособленные структурные подразделения перечисляются в учредительных документах организации и действуют на основании положений, утверждаемых руководителем организации. Руководители обособленных структурных подразделений назначаются руководителем организации и действуют на основании доверенности и в рамках предоставленных им полномочий.

Наряду с организационным оформлением деятельности кадровой службы необходимо решить вопросы, связанные с кадровой документацией. Работа с документами, включающая процедуры создания, обработки и хранения документов, может быть регламентирована в локальном нормативном акте, например в Инструкции по кадровому делопроизводству, которая разрабатывается в организации и утверждается руководителем (см. приложение 2).

Семинар Практикум по организации и ведению кадрового делопроизводства в компании

Понятия «подлинник документа», «копия документа», «выписка из документа», «дубликат документа» и др.
Порядок подписания и утверждения документов, юридическая сила документа, использование документов в качестве судебных доказательств
Основные комплексы кадровых документов, общие требования к составлению и оформлению документов
Локальные нормативные акты, регламентирующие порядок подготовки и оформления кадровых документов

Оформление отказа в заключении трудового договора
Ответственность за дискриминационные ограничения при приеме на работу: изменения в законе
Прием на работу отдельных категорий работников: уведомление о заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы
Фактического допущения работника к работе без заключения трудового договора
Аннулирование трудового договора
Совмещение, увеличение объема работы, перемещение и др.

Ведение кадрового делопроизводства от А до Я

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление кадровой документации на конкретного сотрудника.

Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
нормативные акты местного значения;
различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
приказы и распоряжения руководства.

Инструкция по ведению кадрового делопроизводства в организации 2022

Документы, издаваемые от имени ГУ ТОКГ (инициативные документы, плановые, аналитические, отчетные таблицы), а также внутренние документы оформляются без бланков на чистом листе, при необходимости по требуемой форме. 4.2. В ГУ ТОКГ для оформления официальных писем применяются один вид бланка, используемый для переписки с государственными учреждениями: общий (фирменный) бланк, изготовленный типографским способом.

4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Документы, независимо от того, пишутся они на чистом листе или на бланке, оформляются на бумаге следующих размеров: материалы, содержащие схемы, таблицы с большим числом граф, — A3 420 x 297 мм; приказы, письма, заявления и другие документы — A4 210 x 297 мм; требования, заявки на использование финансовых средств, получение материалов, заказы на снятие копий со служебных документов и другие подобные документы — A6 148 x 105 мм.

08 Фев 2019 juristsib 671